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6 dicas para sucesso em reuniões por video-conferência

Dada a actual situação da pandemia, a recomendação de quarentena e a necessidade dos profissionais se cingirem ao trabalho a partir de casa, deixo seis dicas que farão das suas reuniões por video-conferência serem bem sucedidas.

1 – Escolha um ambiente onde não existam distrações.

Se não têm um escritório em casa procure um local confortável, onde não existam distrações, tanto para si como para quem está reunido consigo.

2- Cuide da luz ambiente.

Prefira ambientes claros luminosos e de preferência com luz natural. Se tiver oportunidade de completar com luz artificial, tanto melhor.

3- Cuide do som ambiente.

Se possível use um microfone, ou os fones do telefone com microfone, isto evitará e minimizará ruídos de fundo e tornará a sua voz mais audível e clara durante a reunião. Enquanto não está a intervir na reunião mantenha o seu microfone desligado pois todos os barulhos de fundo vão distrair e criar ruído na comunicação digital, que pode evitar.

4- Cuide da Internet.

A Video-conferência por norma ocupa alguma largura de banda na internet, pelo que deverá preocupar-se em ter um bom sinal, estar perto do emissor de internet, por forma a evitar perda ou perturbações de sinal e criar complicações e distrações durante a reunião.

5 – Cuide-se para reunião.

Embora esteja de quarentena, cuide-se a sua imagem será sempre o seu cartão de visita. Sei que tem de estar em casa, mas isso não significa que possa ir para a reuniões de trabalho de pijama. Não iria de pijama para a sua empresa reunir com clientes pois não?

6- Escolha a plataforma de videoconferência adequada.

De acordo com o tipo de reunião, numero de pessoas e até o nível de conhecimento das tecnologias de cada um.

Para ajudar, deixo-lhe sugestões de plataformas onde pode realizar as reuniões com recurso a video-conferência e algumas permitem até outras funcionalidades que podem ser uma mais valia na sua interacção com o interlocutor.

Clientes e reuniões individuais:

FaceTime (IOS) – Permite a comunicação video em tempo real com utilizadores que disponham de Iphone, Ipad ou Mac. É uma ligação de pessoa para pessoa, ideal para reuniões individuais, pela fiabilidade de comunicação.

Facebook Menssenger (IOS, ANDROID e Desktop) – A aplicação de comunicação de chat do Facebook, permite também fazer chamadas de video. A maioria das pessoas estão ligadas ao Facebook, pelo que esta é uma ferramenta que não carece de instalações adicionais e permite entrar em contacto com os seus clientes directamente, desde que estes estejam ligados á internet e ao Facebook. Uma das grandes vantagens é permitir a partilha directa de ficheiros, pelo que após a video-chamada pode logo enviar ou receber do seu interlocutor alguns dos documentos e imagens.

WhatsApp (IOS e ANDROID) – Provavelmente a aplicação que está á data a ser mais utilizada para comunicação texto e voz em todo o mundo, a maioria das pessoas com um smartphone tem a aplicação instalada e usa com muita facilidade. Permite deixar mensagens de voz e fazer video-chamada entre utilizadores. Uma das grandes vantagens é permitir a partilha directa de ficheiros, pelo que após a video-chamada pode logo enviar ou receber do seu interlocutor alguns dos documentos e imagens. A versão Desktop não permite efectuar video-chamadas.

Equipas e grupos:

Skype (IOS, ANDROID e Desktop) – Esta é uma aplicação fácil e intuitiva de utilizar. Permite ao anfitrião convidar até 50 utilizadores em simultâneo, com a possibilidade de partilhar o ecrã e tradução automática on-line através de legendas.

Hangouts (IOS, ANDROID e DESKTOP) – Esta é uma aplicação que permite chamadas, chamadas de video e mensagens de texto para 1 ou mais pessoas e num máximo de 10 pessoas em simultâneo. Com esta aplicação poderás criar salas de video-confêrencia exclusivas para alguns seguidores, eventualmente para tirar dúvidas ou falar de uma assunto mais restrito.

Zoom (IOS, ANDROID e DESKTOP) – O Zoom é uma empresa que fornece serviços de conferências remotas através de uma plataforma dedicada, permite, na versão gratuita, conferências com 100 utilizadores activos, durante 40 minutos, permite que o anfitrião controle toda a reunião e que qualquer participante partilhe o seu ecrã.

Existem outras plataformas igualmente funcionais, no entanto, julgo que estas possam ser as que oferecem à data maior fiabilidade e segurança para as comunicações com os seus clientes.

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